Artigos de Gestão

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10
NOV
15

Como vencer o desafio da produtividade?



 


A sensação de urgência em quase todas as tarefas do dia tomou conta da rotina de qualquer empresa há muito tempo e ficou mais acentuada neste momento em que as empresas estão enxutas. Portanto, saber eleger prioridades e usar o tempo de forma otimizada tornaram-se cruciais. A questão é que, para manter um bom nível de produtividade, precisamos de duas competências antagônicas:

- Flexibilidade para ajustar a forma de trabalho às várias funções que precisamos desempenhar e para enfrentar os diversos imprevistos diários. 

- Disciplina para organizar nosso tempo e manter o foco no que é importante e não no que mais gostamos de fazer.

Veja quantas das dicas abaixo você já coloca em prática e as que ainda precisa adotar:

1. Centralize as informações 

É possível desperdiçar até 28 minutos do dia procurando informações que não sabemos onde anotamos, porque temos celular, tablete, notebook, PC, agenda, caderno de anotações, bloco etc. No fim do mês, isso pode significar um dia inteiro de trabalho perdido. Por isso, o ideal é escolher apenas uma fonte para centralizar as informações, compromissos e pendências. Isso exige disciplina, inclusive para consultar depois o que anotou.

2. Planeje suas tarefas
No final do dia ou no início do dia seguinte, dê uma geral em suas anotações de reuniões que participou, pendências, ações que foram delegadas. Este planejamento do que já foi feito, do que ainda precisar ser realizado, follow-up e prazos pode ser feito em até dez minutos. Apenas 17% dos profissionais têm esse hábito, segundo pesquisa feita pela Franklin Covey.

3. Avalie o tempo gasto nas atividades
Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais. Essa informação será muito útil para aprimorar o planejamento (item 2) da agenda diária.

4. Atenção aos ladrões de tempo
As redes sociais e as mensagens do Whatsapp, Snapchat e Skype consomem, muitas vezes, rápidos segundos ou minutos só que durante muitos momentos do dia. Aí, quando somados, podem representar de uma a duas horas do dia de trabalho. A tecnologia traz a agilidade dos contatos e resoluções. Porém, muitas vezes, algumas atividades que demandam mais concentração e análise podem ser concluídas em mais tempo do que o necessário por conta das interrupções. Agora, se a troca de mensagens é inevitável para a sua função, busque a objetividade em cada uma delas.

5. Faça escolhas 
E responsabilize-se por elas, avaliando todas as suas consequências. As escolhas não podem estar pautadas só pelos gostos e pelas preferências ou pelo que estará visível para a liderança. Além disso, não caia na armadilha do merecimento.

6. Mantenha horários livres na agenda para administrar imprevistos
Não lote o seu dia com compromissos. Você precisa deixar tempo para apagar eventuais incêndios
e administrar atrasos, principalmente aqueles que não dependem de você. Se tiver muitas visitas a clientes em uma determinada semana, deixe pelo menos um dia para "fazer a lição de casa".

7. Pare de reclamar do trânsito 
Organize-se, pois ele é uma realidade.
Se você faz visitas a clientes ou reuniões externas, saia mais cedo ou use os aplicativos e avalie o melhor percurso e horário para sair e chegar pontualmente.

8. Concentre-se no que gera mais valor 
Para lidar com o acúmulo de tarefas e funções, mais que eficiente, é preciso ser eficaz. O eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz as coisas certas, as que agregam mais valor para o cliente e, consequentemente, para o negócio.

9. Delegue 
Saiba o que pode e deve delegar e para quem. Não se esqueça de que delegar não significa largar na mão de outra pessoa, você ainda continua responsável pela conclusão da tarefa.

10. Elimine o que não precisa ser feito
Pergunte-se: Por que faço isso? Preciso fazer tudo o que faço?

 Os aumentos mais fáceis e significativos de produtividade surgem da redefinição da tarefa, em especial, da eliminação daquilo que não precisa mais ser feito. Em serviços, o foco tem de estar no desempenho. O desempenho é a conjugação de qualidade e quantidade e o aumento de produtividade requer que se atue sobre ambas.

 

 

Ligia Crispino é fundadora e sócia-diretora da Companhia de Idiomas e do ProfCerto. Formada em Letras e Tradução/Interpretação pela Unibero, possui cursos em Marketing de Serviços pela FGV; Gestão de Pessoas pelo Ibmec; Branding e Inteligência Competitiva, ambos pela ESPM; Business English em Boston. É analista quântica e dá palestras sobre comunicação, ensino, gestão de negócios e pessoas. Ligia escreve mensalmente para o VAGAS Profissões