Artigos de Gestão

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25
OUT
13

Redigindo e-mails



 



Grande parte da comunicação corporativa se dá através de e-mails, ou seja, comunicação escrita. Então, vamos avaliar esta ação simples e corriqueira? O objetivo não é criticar essa ferramenta incrível de comunicação, mas há que se ter muito cuidado, pois ela têm um grande potencial de gerar ruídos como má interpretações.

O e-mail é menos invasivo: o destinatário responde quando está disponível ou quando encontrou a resposta mais adequada. Ele também traz agilidade e facilidade na comunicação, pois é possível falar com muitas pessoas ao mesmo tempo. No entanto, muitas pessoas têm melhor retenção quando abordadas pessoalmente ou por telefone. 

No contato pessoal, há mais interação e é possível trocar mais informações — inclusive não-verbais.
 A comunicação escrita fica mais limitada, pois quem escreve o e-mail não estará lá diante do destinatário para dar o tom correto, para se explicar. Justamente por isso, ele pode ser uma fuga para não encarar a pessoa quando temos de falar algo difícil.

Diante do exposto acima, a primeira preocupação na elaboração de e-mails envolve o conteúdo e a forma da mensagem a ser enviada. Para garantir a compreensão, é importante reler tudo o que foi escrito antes de clicar, ansiosamente, no botão “Enviar”, além de pensar nos seguintes pontos:

  • A mensagem está clara e objetiva?
  • Contém todas as informações necessárias?
  • A linguagem está adequada para quem vai ler?
  • O texto está coerente?
  • Há erros de Português ou de digitação?

Como pensamos muito rápido, às vezes os dedos não acompanham a velocidade do pensamento e acabamos engolindo algumas palavras. Existe também o desafio de situar a pessoa que lerá a mensagem. Não raro, começamos a pensar sobre um determinado problema, seguimos uma linha de raciocínio e, de repente, começamos a escrever sobre o assunto, sem uma introdução. Quem recebe a mensagem se pergunta: “do que estamos falando?”

A segunda preocupação é se a mensagem chegará ao destinatário dentro do tempo necessário. Para isso, temos de pensar nas seguintes questões:

  • Qual é a minha urgência em garantir o recebimento das minhas informações ou o retorno do destinatário?
  • Será que a pessoa para quem enviaremos a mensagem está em sua empresa?
  • Será que ela acessa o seu e-mail do smartphone ou tablet?
  • Será que tem acesso de casa?
  • Se estamos enviando anexo, este é muito pesado? (Hoje o sistema de proteção das empresas é muito rigoroso e barra anexos com o mínimo de imagens. Neste caso, é sempre aconselhável mandar um e-mail comunicando que enviou mensagem com anexo e pedindo que nos avise, caso não receba. Também é sempre possível usar ferramentas de compartilhamento de arquivos na nuvem.)

O problema é que as pessoas ficam muito focadas no conteúdo que será transmitido e não na forma como aquela informação será divulgada e, principalmente, recebida. Quem redige o e-mail não deve se isentar da responsabilidade pelo nível de assimilação do conteúdo. Não dá para alegar algo assim:

“Você não recebeu? Eu mandei!”

Enviar uma mensagem não garante o seu recebimento, muito menos assegura a compreensão do que se quis transmitir.

Enfim, por tudo isso, é crucial avaliar se o e-mail será a melhor forma de comunicação, tomar ao cuidado ao redigir a mensagem e fazer a releitura rápida. Essas ações poderão evitar problemas de interpretação, retrabalho e até o comprometimento da sua imagem perante equipe, colegas, líderes e clientes.

A forma como escrevemos diz muito sobre nosso perfil.


Fonte: Portal VAGAS e Lígia Crispino.
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Lígia Crispino é fundadora e sócia-diretora das empresas  Companhia de Idiomas e ProfCerto.
Graduada em Letras e Tradução/Interpretação pela Unibero, Business English em Boston, USA.  Possui cursos em Marketing de Serviços pela FGV,  Gestão de Pessoas pelo Ibmec,  Branding e Inteligência Competitiva, ambos pela ESPM. É analista quântica e dá palestras sobre comunicação corporativa, ensino, gestão de negócios e pessoas.

15
OUT
13

E aí, você tem dissonância cognitiva?



 



Primeiro… o que é isso mesmo?
 

Para explicar,  vou citar uma famosa Fábula de Esopo, super antiga e bem curtinha, chamada “A Raposa e as Uvas“.
 

Morta de fome, uma raposa foi até um vinhedo, sabendo que ia encontrar muita uva.  A safra tinha sido excelente. Ao ver a parreira carregada de cachos enormes, a raposa lambeu os beiços. Só que sua alegria durou pouco: por mais que tentasse, não conseguia alcançar as uvas. Por fim, cansada de tantos esforços inúteis, resolveu ir embora, dizendo:  “ Por mim, quem quiser essas uvas pode levar. Estão verdes, estão azedas, não me servem. Se alguém me desse  essas uvas eu não comeria.


 

O dinheiro, os bens de consumo, o desapego aos bens materiais, o poder, as viagens, uma profissão, ser solteiro, ser casado, ter muitos filhos, ter filho único, cuidar da saúde, não cuidar, estudar muito ou não, cuidar da carreira ou não, trabalhar 14 horas por dia ou 8  – tudo isso são escolhas (as uvas) que podem ou não estar alinhadas com sua essência.
 

Muitos de nós, quando constatamos ao longo do tempo que não vamos conseguir algo que no fundo desejamos, mudamos o discurso, dizendo que “não queríamos mesmo” e justificamos racionalmente nossa escolha, geralmente,  colocando a responsabilidade nos outros, ou no cenário.
 

Parece um mecanismo de proteção, desencadeado naturalmente, para minimizar  nossas frustrações, e diminuir o sentido de perda.  

Os estudiosos do assunto dizem que quando a realidade não se adequa àquilo que desejamos, entramos em dissonância cognitiva e temos uma sensação de desconforto e de mal-estar.  Nosso cérebro começa então a buscar alternativas que minimizem esta sensação.
 

Por exemplo, alguém pode achar horrível a corrupção na política, mas, em sua empresa, admite um pagamento de propina para reduzir seus custos, justificando que se não fizesse isso não sobreviveria. 

A justificativa diminui o senso de culpa causado pela contradição (dissonância).
 

Também usamos outro artifício para diminuir o mal estar:  desqualificamos e criticamos o ganho ou a escolha do outro.
 

A mulher que não trabalha desqualificando a escolha da outra, que trabalha, sugerindo sutilmente que ela não é tão boa mãe ou esposa. No fundo, será que ela gostaria de ter uma carreira também?

Do outro lado, a mulher que trabalha desqualificando  a que não trabalha, sugerindo que ela ficou desatualizada e pode não ser uma mulher tão interessante quanto as atuantes no mercado de trabalho.

Será que ela apenas gostaria de ter mais tempo para si mesma e para a família?
 

Será que quando vejo alguém bem sucedido na capa da revista e, intimamente, penso que ele não é feliz, não estou tentando disfarçar alguma frustração minha? Felicidade não é proporcional à conta bancária, mas também não é inversamente proporcional.  

E se fico até um pouquinho satisfeito quando ele vai à falência, aí está a prova da dissonância. Voltaire já dizia: “Sem ter sido capaz de ter sucesso no mundo, se vingou falando mal a respeito dele.

O que acontece é que muitos de nós cristalizamos estes comportamentos de crítica a pessoas, coisas e situações que,  no fundo, gostaríamos  de ser, ter ou vivenciar – e  não conseguimos.

Aí ressaltamos o negativo, já que tudo tem os dois lados.   E lá vem Voltaire de novo: “A chance de fazer o mal se apresenta cem vezes por dia; a de fazer o bem, uma vez ao ano”. Concordo com a primeira parte do que disse Voltaire.
 

A dissonância cognitiva necessita de um esforço enorme para termos coerência entre nossas convicções e nossas ações, contraditórias.

Quero uma coisa, mas falo que quero outra, assim, se eu não conseguir o que quero, ninguém saberá do meu insucesso. Sim, nós somos a raposa.
 

E qual a consequência de querer, mas dizer que não quer, e se comportar como se não ligasse?
 

Uma consequência boa e outra ruim, só para resumir, porque há várias:
 

A boa:  você parece estar bem, porque diz isso todos os dias para você mesmo e para os outros; você parece de bem com as escolhas que fez, tanto é que julga todas as outras, diferentes da sua.
 

A ruim: como você diz e faz uma coisa mas sente outra, sua mente fica meio confusa e você acaba não correndo muito atrás do que realmente quer.  Sem correr atrás, você nunca consegue. E continua dizendo que não tem importância, que nem queria mesmo, como a raposa.
 

Com o tempo, nossas ações vão ficando tão diferentes da nossa essência e do que realmente queremos, que nos distanciamos de nós mesmos, nos tornamos seres voltados para o que é exterior, vamos perdendo o sentido da nossa vida.

Vivemos um conflito permanente, e aí podemos adoecer ou envelhecer bem amargurados…
 

Quanto mais relações dissonantes tivermos com o mundo, menos felizes seremos. Quanto mais nosso discurso e ações estiverem alinhados com nossa essência e com nossos talentos, mais sentido veremos nisso tudo.



Fonte: Catho e Rosangela Souza.


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Rosangela Souza é fundadora  e sócia-diretora das empresas Companhia de Idiomas e ProfCerto. Graduada em Letras e Tradução/Interpretação pela Unibero, Business English na Philadelphia, USA.  Especialista em Gestão Empresarial com MBA pela FGV e aluna do Pós-MBA da FIA/USP. Desenvolveu projetos acadêmicos sobre segmento de idiomas, planejamento estratégico e indicadores de desempenho para MPMEs.  Colunista do portal da Catho Carreira & Sucesso.